Как правильно написать деловое письмо — 5 основных этапов

Разное
18 Ноя, 2017
0

Иногда в бизнесе встает вопрос о написании делового письма или коммерческого письма. Деловые письма пишут своему деловому партнеру, в банк для получения займов или ссуд, в налоговую, а также пишут рекламные письма для продвижения своих товаров и услуг… Те, кто не знает как писать деловые письма или делает это столь редко, что потом забывает, когда опять возникает необходимость, то пять ниже перечисленных шагов помогут разобраться в составлении деловых писем.

Итак, перед Вами возникла задача написать деловое письмо, и тем более это нужно написать быстро. И вот лихорадочно, вы начинаете думать, как это сделать, либо воспользоваться услугами копирайтера, либо попытаться написать письмо самому. Подумайте еще раз.

За пять простых шагов и некоторой практики, вы можете сами стать копирайтером и сэкономить деньги, которые вы могли бы потратить на стороннюю помощь.

Почему так важно написать деловое письмо?

Причина делового письма лежит в его форме, весь бизнес основывается на контактах или бизнес-коммуникациях, а контакты важны для создания положительных результатов в бизнесе. Эффективное создание делового письма способствует положительным результатам бизнеса во многом, в том числе:

Создание ценности Вашего бизнеса для заинтересованных партнеров;
Показать заинтересованным партнерам стратегии и цели вашего бизнеса;
Показать, что компания или Ваш бизнес постоянно развивается.

Предложенные ниже советы улучшат способ делового письма, которым Вы в настоящее время владеете — от неофициальной электронной почты до полного делового предложения.

Шаг 1: Изучите свою потенциальную аудиторию

В какой позиции общения Вы находитесь с Вашей потенциальной аудиторией? Ваша аудитория является внутренним или внешним фактором по отношению к Вашей организации? Это самые основные вопросы, которые связаны с вашей аудитории. Если вы не будете изучать вашу аудиторию, то у вас не будет достаточной информации, и Вы не сможете писать качественные деловые письма.

Познакомьтесь с вашим читателем. Как это сделать? Если это один конкретный человек, то наверно у него есть помощник, который может дать вам некоторое представление о нем. Может быть люди, находящиеся в подчинении данного человека, смогут дать вам несколько советов. Есть ли отдел по связям с общественностью, который также поможет Вам определить интересы и стиль общения с представителем потенциального партнера по бизнесу? Ответы на эти вопросы могут быть решающим фактором как реагирует ваша аудитория на ваше письмо.

Найдите минутку, чтобы рассмотреть предпочтительный стиль общения с вашим читателем. Подумайте о том, как Ваши читатели общаются с вами или другими. Начинают вести разговор, как поживает Ваша семья, или сразу переходят к делу? Преобладающим является разговор о деле, но многие профессионалы бизнеса предпочитают строить отношения на доверии и известности.

И они не будут читать Ваши электронные письма, в которых Вы сразу переходите к делу. Начиная писать деловое письмо, необходимо знать, где разместить главное: в начале или в конце.

Необходимо также помнить о важной вещи, изучая Вашу целевую аудиторию, подумайте об их проблемах и потребностях. Поставьте себя на место Вашего читателя, который откроет Ваше письмо с вопросом, «Что находится в письме для меня?». Если Вы это не делаете от имени своего читателя, Ваше сообщение может быть пропущено.

Шаг 2: Выберите канал связи

Как только Вы решили, что знаете свою аудиторию, Вы можете сделать обоснованное решение о выборе канала связи. Каналы, или способы коммуникации, можно разделить на внутренние или внешние, формальные или неформальные. Опять же, это только первый шаг. Подумайте, нужна ли ваша информация читателю и будет ли он ей следовать. Если да, то как лучше преподнести эту информацию? Эти вопросы помогут вам решить, какую форму деловой переписки лучше всего применить в виде брошюры, письма, записки, электронной почты или что-то еще.

Шаг 3: Выразите словами желаемое действие. В деловом письме необходимо добиться от читателя конкретных действий

Если вы не ясно выразите суть делового письма, то и читатель ничего не поймет, что Вы от него хотите.

С другой стороны, четкое изложение цели вашего сообщения приведет Вас к тому, что у вас появиться больше шансов убедить читателя к действию. Время имеет существенное значение в деловой переписки. У Вас есть только момент, чтобы позволить аудитории узнать, что-то, что Вы предлагаете, является для нее ценной и заставит ее действовать.

Шаг 4: Думайте как репортер

Как репортер, ответьте на пять вопросов: кто, что, где, когда, почему (и как). Помните, что деловое письмо будет понятым, если оно будет «к месту». Не пишите истории и «интересные» второстепенные детали, если они непосредственно не касается того, что Вы хотите получить от своего читателя.

Если у вас есть читатель, то в деловом письме сразу ответьте на предполагаемые вопросы:

Какую помощь ждет от меня читатель?
Какие выгоды получит читатель?
Что должен сделать читатель?
Когда читатель должен сделать это?
Что произойдет, если читатель действительно предпримет меры?
Что произойдет, если читатель не предпримет меры?
Кто еще извлечет выгоду? Почему?
Куда читателю обратиться за дополнительной информацией?

Шаг 5: Заключите сделку

Предложите продажу в конце вашего делового сообщения. Узнайте от читателя его действия, которые вы от него ожидаете, и когда вы этого ожидаете. Это — «заключительная» техника, которая является наиболее эффективной с потенциальной аудиторией. В конце письма предоставьте гарантии, которые укрепит ваше предложение.

Заключительное слово

Помните, если Вы посвятите несколько минут для упорядочения Ваших мыслей, используя вышеописанный процесс с пятью шагами, может улучшить Вашу работу, независимо от содержания.