Как правильно написать деловое письмо — 5 основных этапов

Иногда в бизнесе встает вопрос о написании делового письма или коммерческого письма. Деловые письма пишут своему деловому партнеру, в банк для получения займов или ссуд, в налоговую, а также пишут рекламные письма для продвижения своих товаров и услуг… Те, кто не знает как писать деловые письма или делает это столь редко, что потом забывает, когда опять возникает необходимость, то пять ниже перечисленных шагов помогут разобраться в составлении деловых писем.

Итак, перед Вами возникла задача написать деловое письмо, и тем более это нужно написать быстро. И вот лихорадочно, вы начинаете думать, как это сделать, либо воспользоваться услугами копирайтера, либо попытаться написать письмо самому. Подумайте еще раз.

За пять простых шагов и некоторой практики, вы можете сами стать копирайтером и сэкономить деньги, которые вы могли бы потратить на стороннюю помощь.

Как правильно написать деловое письмо - 5 основных этапов 2

Почему так важно написать деловое письмо?

Причина делового письма лежит в его форме, весь бизнес основывается на контактах или бизнес-коммуникациях, а контакты важны для создания положительных результатов в бизнесе. Эффективное создание делового письма способствует положительным результатам бизнеса во многом, в том числе:

  • Создание ценности Вашего бизнеса для заинтересованных партнеров;
  • Показать заинтересованным партнерам стратегии и цели вашего бизнеса;
  • Показать, что компания или Ваш бизнес постоянно развивается.

Предложенные ниже советы улучшат способ делового письма, которым Вы в настоящее время владеете — от неофициальной электронной почты до полного делового предложения.

Шаг 1: Изучите свою потенциальную аудиторию

В какой позиции общения Вы находитесь с Вашей потенциальной аудиторией? Ваша аудитория является внутренним или внешним фактором по отношению к Вашей организации? Это самые основные вопросы, которые связаны с вашей аудитории. Если вы не будете изучать вашу аудиторию, то у вас не будет достаточной информации, и Вы не сможете писать качественные деловые письма.

Познакомьтесь с вашим читателем. Как это сделать? Если это один конкретный человек, то наверно у него есть помощник, который может дать вам некоторое представление о нем. Может быть люди, находящиеся в подчинении данного человека, смогут дать вам несколько советов. Есть ли отдел по связям с общественностью, который также поможет Вам определить интересы и стиль общения с представителем потенциального партнера по бизнесу? Ответы на эти вопросы могут быть решающим фактором как реагирует ваша аудитория на ваше письмо.

Как правильно написать деловое письмо - 5 основных этапов 1

Найдите минутку, чтобы рассмотреть предпочтительный стиль общения с вашим читателем. Подумайте о том, как Ваши читатели общаются с вами или другими. Начинают вести разговор, как поживает Ваша семья, или сразу переходят к делу? Преобладающим является разговор о деле, но многие профессионалы бизнеса предпочитают строить отношения на доверии и известности.

И они не будут читать Ваши электронные письма, в которых Вы сразу переходите к делу. Начиная писать деловое письмо, необходимо знать, где разместить главное: в начале или в конце.

Необходимо также помнить о важной вещи, изучая Вашу целевую аудиторию, подумайте об их проблемах и потребностях. Поставьте себя на место Вашего читателя, который откроет Ваше письмо с вопросом, «Что находится в письме для меня?». Если Вы это не делаете от имени своего читателя, Ваше сообщение может быть пропущено.

Шаг 2: Выберите канал связи

Как только Вы решили, что знаете свою аудиторию, Вы можете сделать обоснованное решение о выборе канала связи. Каналы, или способы коммуникации, можно разделить на внутренние или внешние, формальные или неформальные. Опять же, это только первый шаг. Подумайте, нужна ли ваша информация читателю и будет ли он ей следовать. Если да, то как лучше преподнести эту информацию? Эти вопросы помогут вам решить, какую форму деловой переписки лучше всего применить в виде брошюры, письма, записки, электронной почты или что-то еще.

Шаг 3: Выразите словами желаемое действие. В деловом письме необходимо добиться от читателя конкретных действий

Если вы не ясно выразите суть делового письма, то и читатель ничего не поймет, что Вы от него хотите.

С другой стороны, четкое изложение цели вашего сообщения приведет Вас к тому, что у вас появиться больше шансов убедить читателя к действию. Время имеет существенное значение в деловой переписки. У Вас есть только момент, чтобы позволить аудитории узнать, что-то, что Вы предлагаете, является для нее ценной и заставит ее действовать.

Как правильно написать деловое письмо - 5 основных этапов 3

Шаг 4: Думайте как репортер

Как репортер, ответьте на пять вопросов: кто, что, где, когда, почему (и как). Помните, что деловое письмо будет понятым, если оно будет «к месту». Не пишите истории и «интересные» второстепенные детали, если они непосредственно не касается того, что Вы хотите получить от своего читателя.

Если у вас есть читатель, то в деловом письме сразу ответьте на предполагаемые вопросы:

  • Какую помощь ждет от меня читатель?
  • Какие выгоды получит читатель?
  • Что должен сделать читатель?
  • Когда читатель должен сделать это?
  • Что произойдет, если читатель действительно предпримет меры?
  • Что произойдет, если читатель не предпримет меры?
  • Кто еще извлечет выгоду? Почему?
  • Куда читателю обратиться за дополнительной информацией?

Шаг 5: Заключите сделку

Предложите продажу в конце вашего делового сообщения. Узнайте от читателя его действия, которые вы от него ожидаете, и когда вы этого ожидаете. Это — «заключительная» техника, которая является наиболее эффективной с потенциальной аудиторией. В конце письма предоставьте гарантии, которые укрепит ваше предложение.

Заключительное слово

Помните, если Вы посвятите несколько минут для упорядочения Ваших мыслей, используя вышеописанный процесс с пятью шагами, может улучшить Вашу работу, независимо от содержания.

После каждого взаимно содержащего шага Вы сможете легко составить любое деловое письмо, и тем самым получите отличные результаты в вашем бизнесе.


Вам понравится


Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: